「オフィス移転において喫煙所設置は欠かせない！移転の流れや費用、成功に導くポイントを解説」分煙対策（喫煙ブース）・空気清浄ガイド

オフィス移転の効果・目的

近年、コロナ禍を機に働き方改革が加速したことで、より安全で働きやすい職場環境を築くためにオフィスの移転を実施する企業が増えています。

オフィス移転は単にオフィスを別の場所へ移すだけでなく、企業に多くのメリットをもたらします。おもなメリットは、以下のとおりです。

● 設備やレイアウトを新しくすることによる、業務効率化の実現
● 働きやすくなり社員のモチベーションが高まることで、生産性が向上する
● オープンな空間を設けることで、スタッフ同士のコミュニケーション活性化につながる
● 新たなビジネスチャンスが生まれる可能性がある
また、オフィス移転は顧客や取引先に対し、自社の成長や改革姿勢をアピールするチャンスでもあります。加えて、自社のイメージアップだけでなく、採用力強化も期待できるでしょう。

オフィス移転の流れ

オフィスの移転期間は、企業の規模にもよりますが一般的には6ヵ月～1年以上かかるといわれています。そのため、移転計画を早めに立て、半年以上前には準備に着手したいところです。

あらかじめ移転に必要な作業や手続きを把握しスケジュールに沿って進行すれば、スムーズなオフィス移転を実現できます。

ここでは、オフィス移転の流れを時系列で解説します。

◇オフィス移転6ヵ月前

オフィス移転6ヵ月前にやるべきことは、以下のとおりです。

● オフィス移転計画の立案
● 移転完了までのスケジュールを策定
● 現オフィスの課題を明確にする
● 現オフィスの解約予約をする
● 内装や引越しなどの業者を選定
● 原状回復条件・費用の確認
● 新オフィスとなる移転先を決める
現オフィスの解約は、遅れると新オフィスと二重で賃料が発生してしまうため注意が必要です。

◇オフィス移転3ヵ月前

オフィス移転3ヵ月前にやるべきことは、以下のとおりです。

● 新オフィスのレイアウト・内装を決める
● 什器・OA機器や家具などの手配
● 原状回復工事や内装工事を手配
● 作業範囲やスケジュールについて各業者と打ち合わせ
原状回復工事は、ビルのオーナーによって工事業者を指定されるケースがあります。その場合、相場以上の費用が請求されていないか、相見積もりをとるなどして確認しましょう。

◇オフィス移転1ヵ月前

オフィス移転1ヵ月前にやるべきことは、以下のとおりです。

● 取引先や関係各所へ移転の連絡・挨拶
● 移転の目的やスケジュールを社内に周知する
● ホームページや書類の住所を新オフィスのものに変更
● 新オフィスの入居前に施主検査をする
● 移転に必要な届け出を行なう
なお、オフィス移転に伴う必要書類の官公庁への届け出は、手続きの内容によって提出期限が定められているケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

◇オフィス移転当日まで

オフィス移転当日までにやるべきことは、以下のとおりです。

● 搬入・搬出の立ち会い
● 旧オフィスの引き渡し
● ホームページに移転のお知らせを掲載する
原状回復工事の期間は1ヵ月程度かかります。解約日までに旧オフィスを引き渡せるよう、工事の進捗状況を定期的に報告してもらいましょう。

オフィス移転にかかる費用

オフィス移転にかかる費用は、企業の規模・業種・移転先・季節などによって大きく異なります。一般的に必要な費用は、以下の5項目です。

● 新オフィスの取得費用：家賃、敷金・礼金、仲介手数料など
● 新オフィスの構築費用：内装工事費、設備工事費、什器・機器購入費など
● 現オフィスの退去費用：原状回復工事費など
● 引越し費用：不用品廃棄費、運搬費など
● その他の諸費用：名刺やパンフレットの作成費、提出書類の取得費など
予算を決めるためにも、どのような費用がかかるのか正確に把握しておくことが大切です。

オフィス移転を成功に導くポイントは？

オフィス移転を成功させるには、まず「移転の目的」を明確化し、社内で共通認識を持つことが重要です。

目的があいまいな状態で移転計画を進めると、計画がスムーズに進行しないだけでなく、移転後の社員のモチベーション低下や生産性の低下につながるおそれがあります。

移転によって「どのようなオフィスにしたいか」や「労働環境をどう改善したいか」などを具体的に掘り下げて目的を設定しましょう。

例えば、目的が「快適な労働環境の構築」であれば、立地重視で駅から近い場所へ移転し、食堂やカフェなどの福利厚生施設を充実させることで、社員のモチベーションアップにつながる可能性があります。

また、「喫煙ブース」を導入し、喫煙者と非喫煙者が共存できる環境をつくることで、双方の快適な職場環境が実現できます。

オフィスに喫煙ブースを導入するメリット

オフィス移転は物理的な移動だけでなく、より快適な労働環境を築くことも重要です。オフィス環境を改善することで、従業員のモチベーションが向上する 、業務効率化を実現しやすくなる、社内コミュニケーションの活性化などさまざまなメリットがあります。

また、喫煙ブースの導入は、働きやすい労働環境を整える手段のひとつで、以下の利点が得られます。

● 喫煙者と非喫煙者にとって快適な空間を構築できる
● タバコのニオイが漏れる心配がなくなる
● 喫煙者の休憩時間の短縮（休憩時間の不平等解消）
● 企業イメージの向上
監修者MAKOさん
『働きやすいオフィス環境をつくるうえで、「喫煙ブースの導入」は効果的な方法のひとつです。

喫煙者と非喫煙者が同じ空間で働いていると、どうしてもニオイや受動喫煙などに対する不満が出やすくなります。専用の喫煙スペースがあれば、こうしたトラブルを未然に防ぐことができ、職場の雰囲気も良くなります。

また、ビル共用部の喫煙所や屋外へ喫煙に行かせることになると必然的に休憩時間が長くなり休憩時間の不平等に繋がりますが、オフィス内に喫煙ブースがあることで喫煙者の移動時間も減り、ちょっとした休憩もスムーズになります。結果的に、集中力や業務効率の面でもメリットが期待できます。』


それぞれのメリットを以下で詳しく解説します。

◇メリット① 喫煙者と非喫煙者にとって快適な空間を構築できる

喫煙ブースで空間をしっかり区切ると、喫煙者は気兼ねなくタバコを吸えるようになります。加えて、非喫煙者の受動喫煙による健康被害を防ぐことにもつながり、結果的に、社内で喫煙者と非喫煙者の双方が快適に過ごせるようになります。

環境が改善されることで、オフィスの雰囲気や人間関係向上も期待できるでしょう。

◇メリット② タバコのニオイが漏れる心配がなくなる

喫煙ブースはタバコの煙を吸引・浄化する機能を備えているため、煙やニオイが外にほとんど漏れることはありません。

受動喫煙による健康被害のリスクや不快感を軽減できるだけでなく、喫煙ブース外の衣類や壁などへのニオイ移りも防止できます。

◇メリット③ 喫煙者の休憩時間の短縮

オフィス内に喫煙スペースを設けることで、喫煙者の移動時間が短くなり休憩時間を短縮できます。その結果、仕事の生産性が高まるでしょう。

また、タバコ休憩による休憩時間差の不満も軽減でき、非喫煙者の不満の解消につながるでしょう。

◇メリット④ 企業イメージの向上

喫煙ブースの導入で喫煙者と非喫煙者の双方に配慮し、受動喫煙防止に貢献することで、企業イメージの向上を実現できます。

また、顧客や取引先などの来訪者がタバコを吸う場合、喫煙ブースがあることで居心地の良い環境を提供できるので好印象につながるでしょう。

オフィスに喫煙ブースを置くならクリーンエア・スカンジナビア

オフィスに喫煙ブースを導入するなら、クリーンエア・スカンジナビアの「喫煙ブース（分煙キャビン）」がおすすめです。

クリーンエア・スカンジナビアの分煙キャビンは、100Vの電源があれば、屋内のどこにでも設置可能です。導入にあたって、大規模な設置工事が不要であるため、喫煙室設置にかかる時間的・金銭的コストを削減できます。

さらに、高性能フィルターを搭載し、従来は困難とされていた有害なタバコ粒子を、ほぼ100％キャッチできます。導入後は専門スタッフによる定期メンテナンスと法律要件の計測・レポート作成代行を実施するため、手入れの手間なく、常に快適な空気環境を維持できるでしょう。

【クリーンエア・スカンジナビアの分煙キャビンの導入事例】

◇エイベックス株式会社
喫煙スペースはスタッフ同士のクリエイティブなコミュニケーションの場となっているため、良い職場環境づくりの一環として分煙キャビンを導入しました。
分煙キャビンは吸引力・消臭力・静音性に優れているうえ、定期メンテナンスも含めてレンタル契約を締結できる負担の少なさが魅力的です。

社内2か所に分煙キャビンを設置した結果、喫煙スタッフのアクセスが改善したので、全社的に作業効率が上がったと実感しています。




◇株式会社小学館
分煙キャビン導入前は各フロアに喫煙室がありましたが、タバコのニオイ漏れが問題となっていました。

各フロアの打ち合わせコーナー兼通路部分に分煙キャビンを設置して以来、非喫煙者からニオイ漏れに関するクレームは来ていません。喫煙者の頭髪や衣類にニオイが付着することもなくなったので、スメハラの解消にもつながっています。

また、分煙キャビンは設置場所を選ばないため、社屋間移動に対応できる点も助かりました。

まとめ

オフィス移転は物理的な移動だけでなく、業務効率化や生産性向上など企業に有益なメリットをもたらします。ただし、移転するには少なくとも6ヵ月～1年以上の期間が必要です。

すぐに実行できる取り組みではないため、事前に移転計画を立てスケジュールに沿って進めていくことが大切です。また、オフィス移転に合わせてより快適な労働環境を構築するなら、喫煙ブースの導入をおすすめします。

クリーンエア・スカンジナビアの「喫煙ブース（分煙キャビン）」なら、喫煙室の種類や技術的基準も押さえつつ、省スペースを活用した喫煙ブースを設置可能です。ぜひ、ご検討ください。


■監修者情報

MAKO
インテリアトータルプロデューサー 株式会社ラフスタイル代表

法人では、サロン・オフィス・社員寮・ホテル等のコーディネートを中心にコーディネート及びイベント用スタイリング設営、個人では、引越し時のレイアウト相談、新築・リフォーム時のインテリアコーディネート業をはじめ、他、セミナー講師、執筆活動、コンサルティング、企画やメディア協力等でも幅広く活動中。

Instagram：インテリアトータルプロデューサー MAKO(@kojimamako)
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